Unser Service für Mandanten

1. Direkt in der Online-Anwendung (Browser)
   Öffnen Sie DATEV Meine Steuern über:
   https://apps.datev.de/mytax/
   In der Anwendung können Sie über „+ Dokument hochladen“ Dateien von Ihrem PC oder Laptop auswählen und hochladen. Alternativ ziehen Sie Dokumente per Drag & Drop direkt in das Upload-Feld.
   DATEV-Hilfedokument:
   „Belege hochladen in DATEV Meine Steuern“
   „DATEV Meine Steuern als Mandant nutzen“
   DATEV Hilfe-Video:
   Kurs: Starten mit DATEV Meine Steuern | DATEV Lernplattform online
2. Upload per Smartphone-App (DATEV Upload mobil)
   Nutzen Sie die kostenlose App „DATEV Upload mobil“, um Belege mit der Smartphone-Kamera zu fotografieren oder PDF-Dateien aus E-Mails und anderen Apps direkt zu teilen und hochzuladen.
   DATEV-Hilfedokumente:
   „Upload mobil – Belege digitalisieren und übertragen“
   „DATEV Upload mobil: Einrichtung und Belege hochladen“
3. Direkt aus anderen Apps teilen
   Belege, die Sie auf Ihrem Smartphone öffnen (z. B. aus E-Mail-Apps, Dateien oder Cloud-Anwendungen), können Sie über die Funktion „Teilen“ direkt an DATEV Upload mobil übergeben und so in DATEV Meine Steuern bereitstellen.
   DATEV-Hilfedokument:
   „Dokumente in DATEV Meine Steuern bereitstellen“
4. Ordner und Struktur in DATEV Meine Steuern
   In der Anwendung können Sie Ihre Belege thematisch in passende Ordner einordnen (z. B. „Belege Einkommensteuer“, „Rechnungen 2025“) oder zunächst im Bereich „Unsortiert“ ablegen und später zuordnen.
   📎 Tipp der DATEV: Eine sinnvolle Ordnerstruktur erleichtert die Zuordnung und beschleunigt die Bearbeitung.
   Weitere Informationen im DATEV Help-Center

DATEV-Empfehlung:

1. Auflösung: 300 dpi
   Als Standard-Einstellung für gut lesbare Belege (inkl. OCR-Nutzung).
2. Farbmodus: Schwarz-weiß (statt Grau/Farbe)
   Schwarz-weiß reduziert das Dateivolumen deutlich; Graustufen/Farbe sollten nur genutzt werden, wenn es fachlich nötig ist (z. B. bei schlecht lesbaren Belegen).
3. Dateityp: TIF/TIFF
   DATEV nennt TIF/TIFF als praxiserprobtes Format beim Scannen; je Beleg sollte eine separate Datei erzeugt werden.
4. Richtwert Dateigröße
   Als Orientierung nennt DATEV für eine gescannte DIN-A4-Seite im Durchschnitt ca. 50–100 KB (abhängig von Inhalt/Scanner/Komprimierung).

Wenn ein Beleg in DATEV Meine Steuern nicht sauber lesbar ist, empfiehlt DATEV, Auflösung/Komprimierung entsprechend anzupassen.
DATEV-Hilfedokument:
„Tipps zur Digitalisierung der Belege per Scanner“

Hängt es davon ab, ob ich Originale aufbewahren muss?
Das hängt davon ab, um welche Unterlagen es sich handelt und ob bei Ihnen (auch) unternehmerische Einkünfte vorliegen.

1. Privater Bereich (Einkommensteuer)
   In vielen Fällen genügt es, wenn Belege digital vollständig und lesbar vorliegen, sodass sie bei Rückfragen des Finanzamts kurzfristig vorgelegt werden können (Belegvorhalte).
   Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, alle privaten Unterlagen im Original aufzubewahren, besteht regelmäßig nicht. Eine Aufbewahrung bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids und darüber hinaus im üblichen Rahmen ist jedoch häufig sinnvoll, z. B. bei vorläufigen Bescheiden, Vorbehalt der Nachprüfung, Einspruchsverfahren oder möglichen Folgeänderungen.
2. Unternehmerische Einkünfte / Vermietung / sonstige „betrieblich“ relevante Unterlagen
   In diesen Fällen können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
   Bei einer Vernichtung von Papierbelegen nach dem Scannen ist regelmäßig zu prüfen, ob das Digitalisieren als ersetzendes Scannen im Sinne der GoBD organisiert ist.
   Hierzu gehören u. a.:
   • ein nachvollziehbarer und dokumentierter Scanprozess
   • Qualitätskontrollen
   • eine Verfahrensdokumentation
   • Unveränderbarkeit und ordnungsgemäße Archivierung
3. Wichtige Ausnahmen
   Bestimmte Dokumente sollten Sie unabhängig von der Digitalisierung weiterhin im Original aufbewahren, z. B.:
   • Urkunden und notarielle Unterlagen
   • Unterlagen, die außerhalb des Steuerrechts im Original benötigt werden könnten (z. B. für Banken, Behörden oder Versicherungen)
4. Sonderfall: Handwerkerleistungen am Haus oder an der Wohnung
   Für bestimmte Handwerkerleistungen besteht eine gesetzliche Pflicht, Rechnungen und Zahlungsbelege zwei Jahre aufzubewahren.

Fazit:
Ob Sie Originalunterlagen vernichten können, stimmen wir am besten kurz im Einzelfall ab. Maßgeblich sind insbesondere die Belegarten, die Einkunftsart sowie ggf. GoBD-Vorgaben, gesetzliche Aufbewahrungsfristen und bestehende „Original-Ausnahmen“.

Ja – Dokumente aus DATEV Unternehmen online können an DATEV Meine Steuern gesendet werden (inkl. Besonderheiten bei „gehefteten“ Belegen).

1. Voraussetzung & Effekt
   Geheftete Belege werden nach Übergabe in DATEV Meine Steuern automatisch als Einzelseiten angezeigt.
   DATEV-Hilfedokument (Mandant):
   „DATEV Meine Steuern als Mandant nutzen“
2. Vorgehen: Belege an DATEV Meine Steuern senden
   In DATEV Belege online Belege auswählen und über „Weitere Aktionen | Senden an“ an DATEV Meine Steuern übergeben (Rechte in Rechteverwaltung online erforderlich).
   DATEV-Hilfedokument (Mandant):
   „DATEV Meine Steuern als Mandant nutzen“

Steuerjahre können Sie im Portal selbst anlegen (und – sofern leer – auch wieder löschen).

1. Neues Steuerjahr anlegen
   Im Portal auf „Neues Steuerjahr anlegen“ klicken, Jahr wählen und anlegen.
   DATEV-Hilfedokument:
   „DATEV Meine Steuern: Steuerjahre anlegen und löschen“
2. Steuerjahr löschen
   Nur möglich, wenn im Steuerjahr keine Dokumente oder steuerlichen Daten enthalten sind.
   DATEV-Hilfedokument:
   „DATEV Meine Steuern: Steuerjahre anlegen und löschen“

DATEV Meine Steuern bietet feste Hauptordner (Kategorien) und Beispiel-Hinweise („empfohlene Dokumente“) zur Orientierung.

1. Hauptordner (Kategorien) nutzen
   Es gibt vordefinierte Hauptordner wie z. B. Arbeitnehmer, Sonderausgaben & Spenden, Vermietungen, Versicherungen usw. – zum Einsortieren Ihrer Belege.
   DATEV-Hilfedokument:
   „DATEV Meine Steuern als Mandant nutzen“
2. „Beispiele für empfohlene Dokumente“ & Hinweise
   Nutzen Sie die Beispiele/Hinweise im Portal als Checkliste, welche Belege typischerweise relevant sind.
   DATEV-Hilfedokument:
   „DATEV Meine Steuern als Mandant nutzen“

1. Aktionen bei markiertem Dokument
   Z. B. Öffnen, Umbenennen, Verschieben, Zusammenfügen, Herunterladen oder Löschen (je nach Berechtigung und Status).
2. Aktionen bei mehreren markierten Dokumenten
   Z. B. Verschieben, Zusammenfügen, Herunterladen oder Löschen.

1. 1. Erklärung Schloss-Symbol
      Wenn ein Dokument von der Kanzlei bearbeitet wurde, ist es als gesperrt gekennzeichnet. Änderungen oder das Löschen sind im Portal dann nicht mehr möglich.
   2. Hinweis in der Mandantenhilfe
      In der Übersicht der Oberfläche wird erläutert, dass gesperrte Dokumente nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden können.

Sie können Ihre Kanzlei direkt im Portal über die Vollständigkeit informieren („Kanzlei benachrichtigen“).

1. Kanzlei benachrichtigen
   In DATEV Meine Steuern auf „Übersicht“ gehen und im Fenster „Startsignal geben“ auf „Kanzlei benachrichtigen“ klicken.
   DATEV-Hilfedokument:
   „DATEV Meine Steuern: Kanzlei über Vollständigkeit der Dokumente benachrichtigen“
2. DATEV Klick-Tutorial (im Hilfedokument) – MyDATEV Mitteilungen
   Im Hilfedokument steht ein „Klick-Tutorial starten“, um Mitteilungen einzusehen und Benachrichtigungen zu verwalten.
   DATEV-Hilfedokument:
   „…Vollständigkeit der Dokumente benachrichtigen“