„Das macht der Steuerberater.“ Diesen Satz höre ich häufig, wenn es um die Lohnabrechnung geht.
Und natürlich gehört die eigentliche Abrechnung in fachkundige Hände. Unternehmer und Geschäftsführer müssen die Abrechnung nicht selbst erstellen oder jede einzelne Rechenoperation nachvollziehen können.
Die fachliche Bearbeitung kann ausgelagert werden. Im Unternehmen bleibt jedoch die Verantwortung dafür, dass die für die Abrechnung benötigten Informationen vollständig und rechtzeitig erfasst und an die zuständige Abrechnungsstelle weitergegeben werden.
Trotzdem lohnt es sich, die Entgeltbescheinigung nicht ungelesen weiterzureichen. Denn sie ist der sichtbare Abschluss eines Prozesses, der im Unternehmen beginnt.
Der rechtliche Rahmen: § 108 GewO und die Entgeltbescheinigungsverordnung
Die Entgeltabrechnung ist nicht nur ein internes Informationsdokument. Ihre rechtliche Grundlage findet sich in § 108 der Gewerbeordnung. Danach ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts grundsätzlich eine Abrechnung in Textform zu erteilen.
Die Abrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts erkennen lassen. Dazu gehören insbesondere Angaben zu Vergütungsbestandteilen, Zuschlägen, Zulagen und Abzügen.
Welche Angaben eine Entgeltbescheinigung im Einzelnen enthalten soll, konkretisiert die Entgeltbescheinigungsverordnung – kurz EBV. Sie regelt unter anderem Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Merkmale sowie die Darstellung der Bezüge, Abzüge, des Nettoentgelts und des Auszahlungsbetrags.
Die Entgeltbescheinigung folgt damit einer rechtlich vorgegebenen Struktur. Trotzdem kann sie nur die Informationen verarbeiten und darstellen, die im Unternehmen erfasst und an die Abrechnungsstelle weitergegeben wurden.
Die Abrechnung beginnt nicht beim Steuerberater
Damit eine Abrechnung erstellt werden kann, benötigt die Lohnabrechnung Informationen aus dem Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise Änderungen bei der Vergütung, der Arbeitszeit, den persönlichen Daten oder zusätzlichen Leistungen.
Diese Informationen werden im Unternehmen erfasst und an die zuständige Abrechnungsstelle weitergegeben. Die Entgeltbescheinigung fasst anschließend das Ergebnis der Verarbeitung kompakt zusammen.
Arbeitgeber müssen die Berechnung dahinter nicht im Einzelnen nachvollziehen. Sie sollten aber verstehen, welche Informationen in den Prozess eingeflossen sind und wie sich Veränderungen auf der Bescheinigung wiederfinden können.
Der Auszahlungsbetrag ist nicht die einzige Information
Im Alltag richtet sich der erste Blick meist auf den Auszahlungsbetrag. Das ist verständlich – schließlich ist er für den Arbeitnehmer besonders wichtig.
Die Entgeltbescheinigung enthält jedoch weitere Angaben. Sie zeigt unter anderem, aus welchen Bestandteilen sich die aktuelle Abrechnung zusammensetzt. Durch den Vergleich mit vorherigen Abrechnungen können Veränderungen häufig leichter erkannt werden.
Dabei geht es nicht darum, jede Berechnung selbst nachzurechnen. Wichtig ist vielmehr, die aus dem Unternehmen gemeldeten Grundlagen und auffällige Veränderungen plausibel einordnen zu können.
Hilfreich sind dabei insbesondere folgende Fragen:
- Gab es seit der letzten Abrechnung eine Veränderung?
- Wurde diese Veränderung an die Lohnabrechnung weitergegeben?
- Ist sie auf der aktuellen Bescheinigung erkennbar?
- Lässt sich eine Rückfrage anhand der vorhandenen Unterlagen beantworten?
Wer diese Fragen einordnen kann, behält an der Schnittstelle zwischen Unternehmen, Arbeitnehmer und Lohnabrechnung leichter den Überblick.
Viele Rückfragen sind eigentlich Prozessfragen
Nach meiner Erfahrung entstehen Rückfragen häufig dort, wo Informationen weitergegeben, ergänzt oder aktualisiert werden müssen.
Ein Arbeitnehmer fragt beispielsweise, warum sich sein Auszahlungsbetrag verändert hat. Im Unternehmen stellt sich dann zunächst die Frage, ob sich im betreffenden Monat etwas an den zugrunde liegenden Angaben geändert hat.
Vielleicht wurde eine neue Vereinbarung getroffen. Vielleicht hat sich ein persönliches Merkmal geändert. Vielleicht wurde eine zusätzliche Leistung erstmals berücksichtigt oder nicht mehr gewährt.
Die Entgeltbescheinigung liefert dazu einen ersten Anhaltspunkt. Sie ersetzt aber nicht die Informationen, die im Unternehmen oder in der Lohnabrechnung im Hintergrund vorliegen.
Deshalb ist ein klarer interner Ablauf besonders hilfreich: Wer meldet welche Änderung? Wann wird sie weitergegeben? Und wer kümmert sich um Rückfragen?
So wird aus einem vermeintlich komplizierten Abrechnungsthema eine gut organisierbare Schnittstelle.
Was eine Entgeltbescheinigung zeigen kann – und was nicht
Eine Entgeltbescheinigung verdichtet viele Informationen auf wenigen Seiten. Genau das macht sie praktisch, setzt ihrer Aussagekraft aber auch Grenzen.
Sie kann zeigen, welche Bestandteile in einer Abrechnung enthalten sind und wie sich das Ergebnis zusammensetzt. Sie enthält jedoch nicht automatisch alle Hintergründe, Vereinbarungen und Informationen, die zu diesem Ergebnis geführt haben.
Manche Fragen lassen sich deshalb direkt anhand der Bescheinigung beantworten. Für andere werden zusätzliche Unterlagen oder eine Rückfrage bei der zuständigen Abrechnungsstelle benötigt.
Die Bescheinigung ist damit ein guter Ausgangspunkt – aber nicht für jede Frage die vollständige Antwort.
Verstehen heißt nicht selbst abrechnen
Arbeitgeber müssen nicht zu Lohnabrechnern werden. Sie sollten jedoch die wichtigsten Bereiche einer Entgeltbescheinigung kennen und Veränderungen einordnen können.
Das erleichtert die Kommunikation mit Arbeitnehmern und der Lohnabrechnung. Gleichzeitig wird deutlicher, welche Informationen im Unternehmen rechtzeitig erfasst und weitergegeben werden müssen.
Genau darum geht es in unserem Seminar „Die Entgeltbescheinigung“. Anhand einer Musterabrechnung zeigen wir, wie eine typische Entgeltbescheinigung aufgebaut ist, welche Logik dahintersteht und wo ihre Aussagekraft endet.
Das Ziel ist nicht, die Abrechnung künftig selbst zu erstellen. Es geht darum, das Ergebnis besser zu verstehen und an der Schnittstelle zur Lohnabrechnung die richtigen Fragen stellen zu können.