Der Ordner ist beim Steuerberater. Und genau jetzt fehlt ein Beleg.
Ein Ablauf, von dem uns Unternehmer immer wieder erzählen: Belege werden gesammelt, sortiert und im Pendelordner zur Steuerkanzlei gebracht. Fehlt bei der Bearbeitung eine Rechnung oder ein Lieferschein, folgen Rückfragen, Nachlieferung und erneute Zuordnung.
Digitale Steuerberatung spart erst dann Arbeit, wenn Belege und Daten ohne Umwege in den richtigen Prozess gelangen. Deshalb arbeiten wir bei Rajkowski Tax digital und weitgehend papierlos. Im besten Fall wird der Pendelordner nicht besser organisiert, sondern überflüssig.
Unser Grundsatz: Was digital kommt, bleibt digital. Papier wird möglichst früh digital erfasst.
Der Nutzen liegt nicht im Digitalisieren um seiner selbst willen, sondern in weniger Suchen, Sortieren, Transportieren und doppelter Erfassung.
Wo papierbasierte Abläufe unnötig Zeit kosten
Eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail. Sie wird ausgedruckt, abgeheftet, zur Kanzlei gebracht und dort wieder digital verarbeitet. Das ist ein Umweg, den man sich sparen kann.
Ähnlich sieht es bei Kassenbons, Rechnungen aus Lieferantenportalen oder Personalfragebögen aus. Oft entsteht der Aufwand nicht durch eine große Aufgabe, sondern durch viele kleine Schritte, die immer wieder gemacht werden müssen.
| Typischer Alltag | Wo Zeit verloren geht | Einfacher digitaler Weg |
|---|---|---|
| Pendelordner mit Papierbelegen | Sortieren, Transport und Nachreichen fehlender Unterlagen | Beleg zeitnah scannen oder fotografieren und digital bereitstellen |
| PDF-Rechnung wird ausgedruckt | Ein digitales Dokument wird erst Papier und später wieder digital | PDF direkt über den vereinbarten digitalen Weg übermitteln |
| Rechnungen liegen in E-Mail-Postfächern oder Portalen | Immer wieder einloggen, herunterladen und hochladen | Je nach System Weiterleitungen, Abruflösungen oder Schnittstellen nutzen |
| Personalfragebogen auf Papier | Fehlende Angaben fallen oft erst später auf | Ein digitales Formular nutzen, das zum konkreten Personalvorgang passt |
Es geht nicht darum, Papier um jeden Preis abzuschaffen. Entscheidend ist, dass Informationen ohne unnötige Umwege dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Der Gewinn zeigt sich im Alltag: weniger Suchen, Sortieren, Transportieren und doppelte Erfassung. So bleibt mehr Zeit für Kunden, Projekte und unternehmerische Entscheidungen.
Was Unternehmen davon haben
Wenn die Abläufe gut eingerichtet sind, verschwinden viele kleine Aufgaben aus dem Alltag. Genau darin liegt der Nutzen.
- Weniger physische Wege: Unterlagen können digital an die Kanzlei übermittelt werden.
- Digitales bleibt digital: Eine PDF muss nicht erst ausgedruckt und später wieder eingescannt werden.
- Unterlagen sind schneller greifbar: Ein Dokument ist nicht deshalb außer Haus, weil der Ordner gerade beim Steuerberater steht.
- Rückfragen werden konkreter: Je strukturierter Unterlagen eingehen, desto leichter lässt sich erkennen, was zu einem Vorgang noch fehlt.
- Wiederkehrende Schritte lassen sich vereinfachen: Je nach System können Weiterleitungen, Abrufe oder Schnittstellen Arbeit sparen.
- Ergebnisse kommen digital zurück: Auswertungen, Abrechnungen oder Freigaben können je nach Prozess digital bereitgestellt oder in angebundene Systeme zurückgespielt werden.
- Es bleibt mehr Zeit für Beratung: Weniger Dokumentenlogistik bedeutet mehr Zeit für Zahlen, Einordnung und Entscheidungen.
Ein digitaler Prozess ist dann gut, wenn er im Alltag Arbeit abnimmt, ohne selbst zusätzliche Arbeit zu erzeugen.
Man muss nicht alles auf einmal digitalisieren
Für den Einstieg braucht es kein großes IT-Projekt. Sinnvoll ist meist, mit dem Arbeitsschritt zu beginnen, der besonders häufig vorkommt oder unnötig Zeit bindet. Läuft dieser Prozess verlässlich, kann der nächste folgen.
Stufe 1: Belege digital bereitstellen
Der Einstieg kann einfach sein. Papierrechnungen werden gescannt, Belege mit einer Scan-App erfasst und anschließend in den vereinbarten Belegprozess hochgeladen.
Schon damit kann der Pendelordner für viele Vorgänge entfallen. Wichtig ist vor allem, dass Unterlagen zeitnah digital erfasst werden und nicht erst Wochen später zusammengesucht werden müssen.
Stufe 2: Rechnungen aus dem Postfach weiterleiten
Viele Rechnungen kommen ohnehin per E-Mail. Dann sollte die PDF möglichst nicht erst gespeichert, ausgedruckt oder von Hand an mehreren Stellen abgelegt werden.
Je nach eingesetzter Lösung kann eine Rechnung gezielt weitergeleitet werden. Bei wiederkehrenden Abläufen kann auch eine kontrollierte automatische Weiterleitung sinnvoll sein.
Stufe 3: Programme miteinander verbinden
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit einem Rechnungsprogramm, einer Warenwirtschaft, einer Zeiterfassung oder einem Personal- und Lohnsystem. Wenn die Systeme zusammenpassen, können Belege, Buchungsinformationen oder abrechnungsrelevante Daten über Schnittstellen weitergegeben werden.
Gerade in der Lohnabrechnung kann das viel Handarbeit sparen. Arbeitsstunden, Fehlzeiten oder andere Bewegungsdaten müssen dann nicht jeden Monat neu übertragen werden. Je nach angebundenem System können nach der Verarbeitung auch Ergebnisse wieder digital zurückgespielt werden.
Wo keine passende Schnittstelle vorhanden ist, ist eine strukturierte Vorerfassung oft der bessere Zwischenschritt. Das kann zum Beispiel eine abgestimmte Excel-Vorlage sein, in der Arbeitsstunden und weitere variable Lohndaten einheitlich erfasst werden. Auch damit lassen sich freie E-Mails, uneinheitliche Listen und Rückfragen reduzieren.
Stufe 4: Wiederkehrende Downloads sparen
Wer regelmäßig Rechnungen aus Lieferantenportalen herunterlädt, kennt den Ablauf: einloggen, Rechnung suchen, herunterladen und anschließend wieder hochladen. Dieser Vorgang wiederholt sich Monat für Monat.
Je nach Anbieter und technischer Lösung können Abruflösungen oder Schnittstellen einen Teil dieser Arbeit übernehmen. Ob sich das lohnt, hängt vom System, vom Belegvolumen und vom tatsächlichen Aufwand ab. Nicht alles, was automatisiert werden kann, muss auch automatisiert werden.
Digitalisierung muss nicht mit einem großen Projekt beginnen. Schon ein verlässlich eingesparter Arbeitsschritt kann den Alltag vereinfachen.
Digitale Zusammenarbeit ist keine Einbahnstraße
Ein guter digitaler Prozess endet nicht damit, dass Daten bei der Kanzlei angekommen sind. Auch der Weg zurück kann digital sein. Auswertungen, Abrechnungen, Freigaben und andere Dokumente werden je nach eingerichtetem Prozess elektronisch bereitgestellt oder in geeignete Systeme zurückgespielt.
Wo eine Unterschrift oder Freigabe gebraucht wird, kann sie in den digitalen Ablauf eingebunden werden, soweit die rechtlichen und technischen Voraussetzungen des konkreten Vorgangs erfüllt sind. So entsteht nicht ausgerechnet am Ende des Prozesses wieder ein Medienbruch.
Das Ziel ist ein durchgängiger Kreislauf: Daten digital erfassen, strukturiert übergeben, prüfen und verarbeiten und die Ergebnisse anschließend wieder digital dort bereitstellen, wo sie gebraucht werden.
Beispiel Rechnungseingang: Digital eingehende Rechnungen digital weiterverarbeiten
Kommt eine Rechnung als PDF per E-Mail, ist sie bereits digital. Sie auszudrucken und später wieder einzuscannen verlängert den Ablauf unnötig.
Bei strukturierten E-Rechnungen gilt das noch stärker. Der Arbeits- und Aufbewahrungsprozess sollte nicht auf eine bloße Bildansicht oder einen Ausdruck reduziert werden. Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (§ 14b Abs. 1 UStG; BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Frage 13). Das Bundesfinanzministerium erläutert die Anforderungen in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung.
Ein möglicher Ablauf sieht so aus:
- Die Rechnung kommt digital an oder ein Papierbeleg wird direkt digital erfasst.
- Das Dokument wird über den vereinbarten Weg bereitgestellt. Das kann manuell, per Weiterleitung oder über eine Schnittstelle passieren.
- Die Kanzlei greift auf die Unterlage zu, prüft sie und verarbeitet sie im vereinbarten Ablauf.
- Fehlt etwas, kann gezielt zu genau diesem Vorgang nachgefragt werden.
- Wiederkehrende Handgriffe können später weiter vereinfacht oder automatisiert werden.
DATEV Unternehmen online kann dabei je nach eingerichtetem Prozess die gemeinsame Arbeitsbasis sein. Belege lassen sich zum Beispiel im Browser bereitstellen. Auch Upload per E-Mail, mobile Erfassung und die Anbindung geeigneter Vorsysteme sind je nach Einrichtung möglich.
Beispiel Lohn und Personal: Daten hinein, Abrechnung digital zurück
Bei Neueinstellungen zeigt sich das Prinzip besonders deutlich. Ein Papierfragebogen sieht erst einmal unkompliziert aus. In der Lohnabrechnung macht es aber einen Unterschied, ob jemand zum Beispiel als Minijobber, Werkstudent, Auszubildender oder fest angestellt beschäftigt wird. Je nach Fall werden unterschiedliche Angaben gebraucht.
Bei Rajkowski Tax beginnt der Prozess deshalb mit dem konkreten Personalvorgang. Für Neueinstellungen nutzen wir unterschiedliche digitale Formulare, die zum jeweiligen Beschäftigungsfall passen. Auch Stammdatenänderungen und Abwesenheiten werden strukturiert digital übermittelt. Pflichtfelder und Hinweise können dabei helfen, offensichtliche Lücken früher zu erkennen.
Im laufenden Lohnprozess geht es anschließend vor allem um die monatlich wechselnden Daten. Arbeitsstunden, Fehlzeiten, Zuschläge oder andere Bewegungsdaten können je nach vorhandener Lösung über eine Schnittstelle aus dem System des Unternehmens übernommen werden. Dadurch muss dieselbe Information nicht an mehreren Stellen erneut eingegeben werden.
Ist keine passende Schnittstelle vorhanden oder wäre ihre Einrichtung unverhältnismäßig, kann eine strukturierte Vorerfassung die pragmatische Alternative sein. Dafür können zum Beispiel abgestimmte Excel-Vorlagen genutzt werden, in denen Arbeitsstunden und weitere variable Lohndaten einheitlich erfasst werden.
Nach der Abrechnung läuft der Datenfluss in die andere Richtung. Je nach eingerichtetem Prozess können Abrechnungen und Auswertungen digital bereitgestellt oder in geeignete angebundene Systeme zurückgespielt werden. Mitarbeitende können ihre Lohnabrechnung beispielsweise über einen eigenen geschützten Zugang oder ein Mitarbeiterportal erhalten, statt dass Dokumente ausgedruckt und verteilt werden müssen.
Auch Freigaben und Unterschriften können, soweit für den jeweiligen Vorgang rechtlich und technisch möglich, digital in den Ablauf eingebunden werden. Damit wird aus einzelnen digitalen Schritten ein zusammenhängender Prozess.
Der eigentliche Vorteil entsteht nicht durch ein einzelnes Formular oder eine einzelne Schnittstelle. Er entsteht, wenn Daten möglichst nur einmal erfasst werden und anschließend durch den Prozess weiterlaufen.
So kann der Einstieg aussehen
Niemand muss vom ersten Tag an komplett digital arbeiten. Und nicht jedes Unternehmen braucht dieselben Schnittstellen. Sinnvoll ist, dort anzufangen, wo heute am meisten unnötige Arbeit entsteht.
- Medienbrüche erkennen: Wo wird heute ausgedruckt, abgeheftet, gesucht, transportiert oder mehrfach erfasst?
- Diesen einen Schritt digital lösen: Zuerst braucht es einen einfachen und verlässlichen Weg.
- Wiederholungen erkennen: Welche Downloads, Uploads oder Übertragungen passieren jeden Monat gleich?
- Erst dann automatisieren: Wo es wirklich Arbeit spart, können Weiterleitungen, Abruflösungen oder Schnittstellen dazukommen.
- Schrittweise weiterentwickeln: Wenn der erste Ablauf zuverlässig funktioniert, kann der nächste unnötige Arbeitsschritt angegangen werden.
Digitalisierung soll den Arbeitsalltag vereinfachen und Zeit für die Aufgaben schaffen, die für das Unternehmen und die Menschen dahinter wichtiger sind.
Häufige Fragen zur digitalen Steuerberatung
Muss ich sofort komplett papierlos arbeiten?
Nein. Der Einstieg kann Schritt für Schritt erfolgen. Häufig beginnt man mit der digitalen Belegübergabe und schaut später, welche wiederkehrenden Abläufe zusätzlich vereinfacht werden können.
Was passiert mit Papierbelegen?
Papierbelege können für die Zusammenarbeit frühzeitig digital erfasst und bereitgestellt werden. Ob ein Original anschließend aufbewahrt werden muss, hängt von der jeweiligen Unterlage und den maßgeblichen Anforderungen ab. Das lässt sich nicht für alle Belege pauschal beantworten.
Sollte ich PDF-Rechnungen noch ausdrucken?
Für den digitalen Arbeitsprozess ist ein Ausdruck normalerweise kein notwendiger Zwischenschritt. Wenn die Rechnung bereits digital vorliegt, kann sie über den vereinbarten digitalen Weg bereitgestellt werden. Die Frage der Aufbewahrung ist davon getrennt zu beurteilen.
Wie kommen Rechnungen automatisch zur Kanzlei?
Das hängt von den eingesetzten Systemen ab. Je nach Lösung kommen zum Beispiel E-Mail-Weiterleitungen, Abruflösungen, Integrationen aus Vorsystemen oder direkte Schnittstellen infrage. Im Onboarding prüfen wir, welcher Weg zum tatsächlichen Ablauf im Unternehmen passt.
Was ist bei neuen Mitarbeitern besser als ein Papierfragebogen?
Digitale Personalprozesse können bereits beim Beschäftigungsfall unterscheiden und Angaben strukturierter abfragen. Rajkowski Tax nutzt dafür je nach Vorgang passende digitale Formulare. So startet die Datenerfassung strukturiert im vorgesehenen Personalprozess.
Kann mein Zeit-, Personal- oder Lohnsystem angebunden werden?
Das hängt vom eingesetzten System und den verfügbaren Schnittstellen ab. Wo eine passende Anbindung möglich und sinnvoll ist, können zum Beispiel Arbeitsstunden, Fehlzeiten oder andere Bewegungsdaten digital übernommen werden. Gibt es keine geeignete Schnittstelle, kann eine strukturierte Vorerfassung, etwa über eine abgestimmte Excel-Vorlage, ein sinnvoller Zwischenschritt sein.
Wie erhalten Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung?
Je nach eingerichtetem Prozess können Lohnabrechnungen digital über einen geschützten persönlichen Zugang oder ein Mitarbeiterportal bereitgestellt werden. In geeigneten Konstellationen können Ergebnisse auch in angebundene Systeme zurückgespielt werden.
Ist digitale Steuerberatung unpersönlich?
Für uns nicht. Rajkowski Tax verbindet digitale Zusammenarbeit mit persönlichen Ansprechpartnern. Gespräche sind telefonisch, per Videotermin oder persönlich in Heinsberg möglich. Digitalisiert wird vor allem der Weg der Unterlagen. Die Beratung bleibt persönlich.
Gute Digitalisierung merkt man daran, dass weniger Papierkram anfällt und mehr Zeit für wichtigere Dinge bleibt.